Tagungstechnik-Checkliste 2026 – die komplette Übersicht für Berliner Konferenzen
Tagungstechnik in Berlin planen – diese Checkliste hilft dir, kein technisches Detail zu vergessen. Außerdem deckt sie alle Eventphasen ab: Vorbereitung, Konferenz, Pausen, Streaming und Abbau. WEMME Events realisiert seit 1996 Konferenzen, Symposien und Kongresse in Berlin. Folglich kennen wir die typischen Stolperfallen.
Vorbereitung 4–6 Wochen vorher
- Teilnehmerzahl final festlegen (entscheidet PA-Größe und Bestuhlung)
- Programm-Ablauf klären (Keynote, Panel, Workshop, Q&A)
- Sprache festlegen (Deutsch, Englisch, Mehrsprachig?)
- Streaming-Bedarf prüfen (Hybrid mit Remote-Teilnehmern?)
- Aufzeichnung gewünscht? (Format: MP4, Auflösung, Multitrack-Audio)
- Locations-Briefing einholen (Stromanschlüsse, Hängepunkte, WLAN)
- Rider der Speaker abfragen (Mikrofon-Vorlieben, Präsentations-Tools)
Tontechnik – die Basis jeder Tagung
- Funkmikrofone Bühne: 2× Headset (Moderator), 2× Handheld (Speaker)
- Funkmikrofon Publikum: 2× Handheld für Q&A-Sessions
- PA-Anlage skaliert: Saal bis 100 Personen 2× Top, 100–300 Personen 4× Top + Sub, ab 300 Linearray
- Mischpult digital (Yamaha QL1 oder Allen & Heath SQ-5)
- Backup-Funkmikrofon (Pflicht!)
- Audio-Aufzeichnung (Multitrack auf separater Karte)
Videotechnik und Präsentation
- Beamer skaliert nach Saalgröße: 6.000 Lumen bis 100 Personen, 12.000 Lumen bis 300, 26.000 Lumen Großsaal
- Leinwand 16:9 in passender Größe (Faustregel: Bildhöhe = Saaltiefe ÷ 6)
- LED-Wand statt Leinwand bei Tageslicht (1,9 mm Pixelpitch indoor)
- Bildmischer (Roland V-8HD oder Blackmagic ATEM Mini Extreme)
- Computer für Speaker (Backup mit aktueller PowerPoint-Version)
- Adapterset (HDMI, USB-C, DisplayPort, VGA als Backup)
- Funkmaus oder Presentation-Clicker
- Confidence-Monitor für Speaker (zeigt PowerPoint vor sich)
Konferenztechnik und Dolmetscher
- Dolmetscherkabine ISO-Norm (1 Kabine pro Sprache, mind. 2 Dolmetscher)
- Bosch Integrus oder Bosch Dicentis Konferenzanlage
- Empfänger-Headsets (1 pro Teilnehmer, der Übersetzung braucht)
- Diskussionsanlage für Podium (Tischmikrofone)
- Voting-System bei Abstimmungen (optional)
Streaming und Hybrid-Setup
- Mindestens 2 PTZ-Kameras (Hauptbild + Detailansicht)
- Bildregie mit Schnittpult
- Streaming-Encoder (RTMP zu YouTube, Vimeo, Zoom Webinar)
- Stream-Operator vor Ort
- Fest-Internet (mind. 50 Mbit/s Upload, kein WLAN)
- Backup-Internetverbindung (4G/5G-Router)
- Niederlatenz-Audio-Embedding (Funkmikrofon → Stream ohne Sync-Drift)
Bühne und Setup
- Podestbühne (Bütec) 4×2 m bis 8×4 m je nach Speakeranzahl
- Rednerpult mit Tischmikrofon und Wassertablett
- Stehtische für Networking-Bereich
- Backdrop mit Logo (Druckvorlage 4 Wochen vorher)
- Lichtkonzept: Speaker-Spotlight + Ambient-Beleuchtung
- Kabel-Wegabdeckung (Sicherheit + Optik)
Lichttechnik für Tagungen
- Bühnenlicht warmweiß, 3000–4000 K für Hauttöne
- Followspot bei großen Sälen (Speaker-Verfolgung)
- Saallicht dimmbar (Vortrag dunkler, Pause hell)
- Akzent-Licht für Roll-ups und Sponsoren-Branding
- LED-Wash für stimmungsvolle Pausen
Networking und Pausen
- Hintergrundbeschallung im Cateringbereich
- Stehtische, Barhocker, Garderobe
- Beamer für Sponsor-Loops im Pausenbereich
- WLAN-Code prominent platzieren
Behördengänge und Sicherheit
- Versammlungsstättenanmeldung (ab 200 Personen)
- Brandschutzkonzept der Location einsehen
- Fluchtwege freihalten (Kabel nicht über Türschwellen)
- Rauch- und Hazer-Anzeige in Brandmeldeanlage berücksichtigen
- Rettungswege-Beschilderung sichtbar lassen
Budget-Orientierung Tagungstechnik
- Kleine Tagung 50 Personen, halber Tag (PA + 2 Mics + Beamer): ab 450 Euro
- Mittlere Tagung 150 Personen, ganzer Tag (Bühne + Licht + 4 Mics): ab 1.400 Euro
- Großtagung 500 Personen mit Streaming: ab 5.500 Euro pro Eventtag
- Mehrsprachiger Kongress 300 Personen, 2 Tage: ab 18.000 Euro
Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest
- Speaker-Mics zu leise → Headset statt Lavalier
- WLAN-Streaming → Festnetzleitung verlegen lassen
- PowerPoint-Format-Mismatch → Speaker-Notebook bereitstellen
- Backup vergessen → 2× Mics, 2× Beamer-Kabel, 2× Internetverbindung
- Kein Soundcheck → 60 Min vor Beginn fest einplanen
- Strom-Engpass → Locationsplan vorher prüfen
Tagungstechnik mieten – nächste Schritte
Diese Checkliste deckt alle technischen Aspekte einer Tagung ab. Außerdem ist sie der ideale Ausgangspunkt für die Anfrage. WEMME Events erstellt dir innerhalb von 24 Stunden ein passgenaues Festpreis-Angebot. Folglich planst du sicher und ohne versteckte Kosten.
Mehr zur Tagungstechnik in Berlin, zur Firmenevent-Technik und zur Dolmetschertechnik. Branchenstandards beim VPLT.
Anfrage telefonisch: +49 (0) 30 – 81 61 603 – 60. E-Mail: info@wemme-events.de.
